직원 연차휴가 관리하는 방법

연차휴가는 원칙적으로 입사일 기준으로 부여해야 한다. 단, 노무관리상 편리한 계산을 위하여 취업규칙 등을 통해 회계연도 기준으로 부여할 수 있다. 회계연도 기준으로 연차휴가를 관리하는 경우 퇴사 시 연차휴가를 입사일 기준과 회계연도 기준으로 다시 한 번 정산하는 것이 필요한 바, 이에 대해 살펴본다.

 

연차휴가의 회계연도 기준 산정

연차휴가는 상시 근로자 5인 이상 사업장에서 1주 15시간 이상 근로하는 근로자에게 발생한다. 상시 근로자가 5인 미만이거나, 1주 15시간 미만 근로하는 근로자에게는 연차휴가가 발생하지 않는다.

연차휴가는 1년을 근무하면 15일이 발생하고, 2년에 1일씩 추가된다.

최대 25일까지 발생한다. 단 입사 1년차에는 1월 개근 시 1일의 연차휴가가 발생한다. 따라서 정확히 1년을 근무하고 퇴사하는 경우에는 월 1일의 연차휴가 11일과 1년 근무를 마친 후 발생하는 연차휴가 15일등 총 26일의 연차휴가가 발생한다. 1년에 15일 발생하는 연차휴가는 1년간 80퍼센트 이상 출근한 경우에 발생하고, 월 1일 발생하는 연차휴가는 1개월간 개근하는 경우에 발생한다.

판례와 행정해석은 노무관리 편의상 노사가 합의할 경우 회계연도 기준으로 모든 근로자에게 일괄 부여하는 것이 허용되며, 연도 중 입사자는 다음연도에 대하여 발생하는 휴가일수를 전년도 근속기간에 비례하여 산정할 수 있다고 한다.

퇴사시 정산

회계연도 기준으로 연차휴가를 관리하는 경우 퇴사 시 연차휴가를 입사일 기준과 회계연도 기준으로 다시 한 번 정산하는 것이 필요하다.

정산 결과 회계연도 기준이 입사일 기준보다 근로자에게 불리하다면 입사일 기준으로 정산하여 부족한 일수만큼 연차휴가미사용수당으로 지급해야 한다. 즉, 회사는 노무관리의 편의를 위하여 연차휴가를 회계연도 기준으로 운영할 수는 있지만 입사일 기준보다 불리하지 않도록 하여야 한다.

그러나, 취업규칙 상 퇴사 시점에 입사일 기준으로 재산정 하도록 정하였다면 이에 따르는 것은 가능하다. 즉, 취업규칙에 규정이 있다면 퇴사 시 정산 결과 입사일 기준이 근로자에게 불리하더라도 이를 적용할 수 있다.

사례

회계연도가 1.1부터 12.31까지이고, 2021.7.1.입사자의 경우 회계연도 기준으로 연차휴가가 어떻게 부여되는지를 살펴본다.

1년차에 1개월 개근시 1일씩 발생한 휴가일수가 별도로 인정된다.

고로 2021.8.1. 연차 1일, 9.1. 연차 1일, 10.1. 연차 1일, 11.1. 연차 1일, 12.1. 연차 1일등 5일이 발생한다.

2021.12.31.에 추가로 7.5일(=연15일X6월/12월)이 발생한다. 따라서 2021.7.1.부터 2021.12.31.까지 총 12.5일의 연차휴가를 부여한다.

2022.12.31.까지 총 21일(=(1년차 개근시 총휴가일수11일-기사용한 5일)+15일)을 부여하고, 2023.12.31.에 15일, 2024.12.31.에 16일을 부여한다.